製造卸商材 株式会社スエダTOP 印章店専用コンサルティング
 

カレンダー
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031
<< 2020年10月 >>
月別記事
カテゴリ
株式会社スエダ
代表取締役 末田真一
福岡県北九州市小倉北区
砂津2丁目7-15

TEL:093-521-8001
FAX:093-522-5794
mail:
sueda@puchiname.com

■事業内容■
印章ゴム印製造卸、
会社用代表社印、
角印、実印全般、
印刷用樹脂版、
ハガキ名刺印刷、
ペット名札、
熱転写プリント、
カッティングステッカー等
ホームページ
QRコード
qrcode
<< S県の印章店様の情報を全て洗い出す | トップ | この字なんの字? >>
業務改善報告
 お世話になります。

株式会社 スエダ システム統括の のびーこと一宮です。

本日は業務改善の話を少しさせて頂きます。

当社は、メールによるお仕事の受注もさせて頂いています。

メール担当は最初は、宇都宮がしていました。次に現社長が引き継ぎ(役10年くらい前の話です)次に中嶋が担当になり、一人でこなしていました。

ITの波が私たちの業界にも浸透し入稿数も増えたため、当初一人体制のメール担当でしたが今ではその他に浜辺と私も加わり、3名体制で行っています。

3人で一つの入稿アドレスを管理するためにクラウドサービスをメールでは使用しています。

そのために起こった業務上の過失がありました。

その過失とは「作り忘れ」です。

皆さんもご存知のとおり、メールは一度開封すると何かしらのマークを付けないと処理済みか、そうでないかが解りません。

一人で管理しているならば記憶をたどることも可能ですが、複数人で管理をしていると、処理したつもりが途中で別の作業が入って忘れてしまっていると、誰も気づかずに放置されることが有ることが解りました。

今回のミスも処理したつもりになっているので記憶にも残らず、マークが無いため他の2人のうちどちらかが処理をしたのだろうと勝手に解釈し、その結果商品を作成し忘れるという過失が起こってしまったのです。

納期が遅れてしまったお客様には大変ご迷惑をおかけしました。

これではいけないと思いメール担当の3人で急遽業務改善会議を行いました。

その結果、改善点はメール処理手順を3人で統一すること、マークの付け方を変えることの2点になりました。

まだまだ完璧とは言えないかもしれませんが、まずはしばらく運営してみて悪いところが有れば改善していきたいと思っています。

あと、メールのお仕事でのお願いがあります。

私たちの作業もまだまだ完璧とは言えません。
少しでもこういったミスでご迷惑をおかけしないためにもご協力をお願いしたいことがあります。

それは

「メール指示原稿をFAXして頂くこと」です。

指示原稿と言いましても、特別な物ではありません。

イラストレーターで版下を作成した後に印刷をして校正をして頂いてると思いますがその印刷したものに台無しの場合は店名だけを書き加えて(または住所印を押していただいて)FAXして頂くだけで結構です。台付きの場合は台の指示も書き加えてください。

この「FAX指示原稿」の利点はたくさんあります。

利点1
印刷して校正することで入稿前の間違いを減らすことができる。

入稿していただいた内容に間違いがあっても私どもではどうしようもないことが多いです。
メール入稿分はその性質上、データのミスによるお作りかえにも実費がかかります。
納期短縮、経費削減のためにも間違いを出さないことは大切です。

利点2
上記校正用紙をFAXしただけで、店舗控えと、スエダへの紙での入稿が出来ます。
そのため、メールの送信忘れやメールの遅延による締め切り時間外入稿を未然に防ぐことができます。

FAXが当社へ到着してもメールが来ていなければご確認が可能です。
FAXがきて長時間メールが届かないときや、入稿締め切り時間に間に合いそうにないときは私どもから確認をさせて頂いています。
そうすることで入稿を確実にできます。

利点3
印刷結果が全てです。データに不備があって文字化け等をしていたらFAX原稿と照らし合わせてデータの不備を確認できます。何かおかしなところがあれば私どもからご連絡を差し上げますので間違えを未然に防げます。
実際ほんの2週間前にもデータ不備の入稿がございましたが、指示原稿があったため未然に間違いを防ぐことが出来ました!!

利点4
FAX指示原稿が有れば私どもスエダの内部でメール担当以外が原稿の存在からメールの処理のし忘れや、作成途中のミスを気付くことができます。

利点4に関しては今回起こった作り忘れを未然に防ぐことにも繋がります。

特にお急ぎのお仕事はFAX指示原稿が命綱となることもあるので確実性を出すために指示原稿にも「急ぎ」のご指示を頂くとメール担当以外もさらに注意して作業を行うことが可能です。

以上の利点をご理解していただければ是非ご協力をお願いいたします。

本日は長文となりましたが最後まで有難うございました。


・。・。・。・。・。・。・。・。・。・。・。・。・。・・。・。・。・。・・。・。・。・。・・。・。・。・。・
 
 通称:のびー 

 本名:一宮宣夫
 
 業務:システム統括
     写植オペレーター
     レーザー彫刻
     メールサブ担当

 レーザー彫刻のお問い合わせは私までお願いします。
 メール入稿方法は中嶋もしくは私までお問い合わせください。
 トラストではIT系のサポートをさせて頂いています。
 皆様のお役にたつことが目標です!!

・。・。・。・。・。・。・。・。・。・。・。・。・。・・。・。・。・。・。・・。・。・。・。・・。・。・。・。・


| お仕事日記 【ゴム印】 | 10:48 | comments(0) trackbacks(0)
コメント
コメントを書く









この記事のトラックバックURL
トラックバック機能は終了しました。
トラックバック

*無料 アクセス解析
*太陽光発電